Imię i nazwisko w służbowym adresie e-mail w trakcie i po ustaniu stosunku pracy, a ochrony danych osobowych pracownika

Zgodnie z interpretacją przedstawioną przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), adres e-mail pracownika, który zawiera jego imię i nazwisko, uznaje się za zwykłe dane osobowe. W związku z tym, pracodawca, będący administratorem tych danych po zakończeniu stosunku pracy z pracownikiem, musi przestrzegać przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) przy ich przetwarzaniu. Oznacza to, że przetwarzanie danych osobowych byłego pracownika jest dopuszczalne jedynie, gdy istnieje jedna z prawnych podstaw do tego przetwarzania, wymienionych w art. 6 ust. 1 RODO. Do tych podstaw należą między innymi zgoda osoby, której dane dotyczą, konieczność przetwarzania danych do wykonania umowy, w której osoba ta jest stroną, konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych, lub gdy przetwarzanie jest niezbędne do realizacji uzasadnionych interesów administratora lub osoby trzeciej.

Należy podkreślić, że przetwarzanie danych osobowych musi być zgodne z zasadami określonymi w RODO, co oznacza między innymi konieczność przetwarzania danych w sposób ograniczony do celów, dla których zostały zebrane, oraz konieczność zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa tych danych.

➢ Czy i jakim zakresie pracodawca może wykorzystać Twój służbowy adres e mail po ustaniu stosunku pracy?

W obliczu szybkiego postępu technologicznego, e-mail stał się kluczowym narzędziem komunikacji między przedsiębiorstwami a instytucjami. Przyjęło się, że pracownicy otrzymują adresy e-mailowe, które mogą być utworzone na bazie ich pełnych imion i nazwisk, inicjałów lub w niektórych sytuacjach pseudonimów. Taki adres, niezależnie od tego, czy zawiera pełne imię i nazwisko, czy nie, ale jest przypisany do konkretnej osoby, traktowany jest jako dane osobowe związane z miejscem pracy. Kłopot pojawia się, gdy kończy się stosunek pracy. Adres e-mail, który zawiera dane osobowe byłego pracownika, powinien zostać usunięty natychmiast po zakończeniu zatrudnienia. Przed usunięciem konta, należy przekazać pracodawcy wszelkie informacje związane z wykonywaną pracą. Pracodawca ma prawo wymagać od pracownika, aby ten skontaktował się z osobami, z którymi łączyły go kontakty służbowe, aby poinformować ich o usunięciu swojego e-maila. Po rozwiązaniu umowy o pracę, pracodawca może dostosować ustawienia serwera e mail, tak aby przekierowywał wiadomości na inny adres i informował nadawców o braku dostępu do danego użytkownika.

➢ Na jakiej podstawie pracodawca może prowadzić monitoring Twojej służbowej poczty elektronicznej?

Pracodawcy mają możliwość nadzorowania służbowych skrzynek e-mailowych pracowników, jednakże ich kompetencje w tym zakresie ograniczają się wyłącznie do korespondencji zawodowej. Posiadają oni takie uprawnienia, gdy jest to konieczne do zapewnienia efektywnego zarządzania czasem pracy i odpowiedniego wykorzystania narzędzi pracy, które są dostępne dla pracownika. Przepisy dotyczące tego zagadnienia zostały określone w artykule 22¹ ust. 3 Kodeksu pracy.

➢ Czy pracodawca może kontrolować Twoją służbową pocztę elektroniczną?

Pracodawca ma prawo monitorować aktywność swoich pracowników podczas godzin pracy, co oznacza weryfikację, czy pracownicy nie odwiedzają stron internetowych, które są zakazane lub niezwiązane z ich obowiązkami służbowymi. Celem pracodawcy jest zapewnienie, aby czas pracy był wykorzystywany efektywnie na realizację powierzonych zadań oraz aby pracownicy korzystali z dostępnych im narzędzi pracy w sposób odpowiedni. Jednakże, istotne jest, aby takie działania kontrolne nie naruszały prawa do prywatności pracownika, w tym tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych. Kontrola ma na celu także ochronę pracownika przed nadmiernym obciążeniem pracą i zapewnienie, że używa on narzędzi pracy wyłącznie do zadań zawodowych.

➢ Jakie obowiązki spoczywają na pracodawcy w zakresie monitoringu Twojej poczty służbowej?

Pracodawca, planując monitorowanie poczty elektronicznej pracowników, musi przede wszystkim określić cel, zakres i sposób przeprowadzenia tego monitoringu. Informacje te powinny zostać zawarte w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, w przypadku, gdy organizacja nie podlega układowi zbiorowemu pracy lub nie ma obowiązku tworzenia regulaminu pracy. Ważne jest, aby pracownicy zostali poinformowani o celu, zakresie oraz metodach monitoringu.

Zanim monitoring zostanie wprowadzony, pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o jego uruchomieniu co najmniej dwa tygodnie wcześniej, chyba że monitoring jest już stosowany. Nowo zatrudnieni pracownicy powinni być informowani o monitoringu przed rozpoczęciem pracy. Pracodawca ma również obowiązek poinformować obecnych pracowników o planach wprowadzenia monitoringu. Prowadzenie monitoringu dotyczącego okresu przed poinformowaniem pracowników o jego uruchomieniu jest nieprawidłowe. Zaleca się, aby z dokumentowaniem tych działań na piśmie, co może posłużyć jako dowód w razie potrzeby.

Oprócz tego, w przypadku monitoringu, pracodawca musi także wykonać obowiązki informacyjne wobec pracowników, które wynikają z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Oznacza to, że pracownicy powinni być poinformowani, między innymi, o celach przetwarzania ich danych, prawie dostępu do swoich danych oraz możliwości ich sprostowania czy usunięcia.

Dziękuję za uwagę !

ŹRÓDŁO:

• https://uodo.gov.pl/pl/131/529
• https://orka.sejm.gov.pl/BOP_info.nsf/0/43826AB057FD3661C125832E00368D2F/%24F ile/Poradnik%20dotycz%C3%84%E2%80%A6cy%20zatrudnienia.pdf